Die Grundstruktur – Business vs. Enterprise
Microsoft verkauft M365 in zwei Hauptlinien. Business-Pläne sind für Unternehmen bis 300 Nutzer gedacht. Enterprise-Pläne (E1, E3, E5) haben keine Nutzer-Obergrenze und enthalten mehr Security- und Compliance-Features. Für die meisten KMUs unter 50 Mitarbeitern sind Business-Pläne vollständig ausreichend.
Business-Pläne im Überblick
Microsoft 365 Business Basic (~6 €/Nutzer/Monat) — Web-Office (Word, Excel, PowerPoint nur im Browser), Teams, Exchange, SharePoint, 1 TB OneDrive. Keine Desktop-Apps. Für Nutzer, die hauptsächlich im Browser oder auf iPad arbeiten, vollständig ausreichend.
Microsoft 365 Business Standard (~12,50 €/Nutzer/Monat) — alles aus Basic plus Desktop-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access) auf bis zu 5 Geräten. Das ist die häufigste Wahl für KMUs und für die meisten Bürojobs die richtige.
Microsoft 365 Business Premium (~22 €/Nutzer/Monat) — alles aus Standard plus erweitertes Geräteschutz- und Sicherheitsmanagement (Intune für Mobile Device Management, Microsoft Defender for Business, Azure AD Premium P1). Empfehlenswert sobald Geräte-Management und Sicherheitsrichtlinien wichtig werden.
Wann Enterprise-Pläne?
E3 (~36 €/Nutzer/Monat) und E5 (~57 €/Nutzer/Monat) lohnen sich erst ab größeren Unternehmen mit spezifischen Anforderungen: eDiscovery für rechtliche Zwecke, erweiterte DLP-Richtlinien, umfangreiche Audit-Protokollierung oder wenn Azure AD Premium P2 benötigt wird.
Für KMUs unter 300 Nutzer ist Business Premium in den meisten Fällen die sinnvollste und günstigste Wahl – sie enthält alle relevanten Sicherheits-Features und ist günstiger als E3.
Der häufigste Fehler bei der Lizenzvergabe
Alle Mitarbeiter in denselben Plan stecken. Ein Rezeptionist, der nur E-Mails liest und gelegentlich ein Dokument öffnet, braucht keinen Business Standard. Eine Sekretärin braucht keinen Business Premium. Eine rollenbasierte Lizenzvergabe spart reale Kosten.