Die Grundregel in einem Satz
OneDrive = persönliche Dateien. SharePoint = Team-Dateien. Das klingt trivial, wird aber in der Praxis ständig vermischt – mit dem Ergebnis, dass Kollegen keinen Zugriff auf Dateien bekommen, oder schlimmer: Dateien beim Austritt eines Mitarbeiters verschwinden.
OneDrive – wofür es wirklich gedacht ist
OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher jedes Nutzers. Dateien dort gehören zum Account der Person – nicht zum Unternehmen. Was das in der Praxis bedeutet:
- Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird sein OneDrive nach einer konfigurierbaren Frist gelöscht
- Alle Teamdateien, die dort lagen, sind dann weg – sofern nicht rechtzeitig migriert
- Geteilte Links aus OneDrive verfallen nach dem Konto-Löschen
Sinnvoll für: eigene Entwürfe, persönliche Notizen, Dateien die du vorübergehend mit einzelnen Personen teilst.
SharePoint – wofür Teams-Dateien gehören
SharePoint-Bibliotheken gehören der Organisation, nicht einzelnen Personen. Wenn ein Mitarbeiter geht, bleiben die Dateien. Zugriff wird über Berechtigungen gesteuert, nicht über persönliche Konten.
- Alle Projektdateien, auf die mehrere Personen zugreifen müssen
- Abteilungs-Dokumente und unternehmensweite Vorlagen
- Alles, was nach dem Austritt eines Mitarbeiters erhalten bleiben soll
Wichtig zu wissen: Microsoft Teams speichert Kanal-Dateien automatisch in SharePoint – das passiert im Hintergrund, ohne dass man es konfigurieren muss. Wer Teams nutzt, nutzt bereits SharePoint.
Die häufigsten Fehler
Teams-Ordner in OneDrive statt in SharePoint ablegen, weil „OneDrive kenne ich schon". Projektdateien über persönliche Freigabe-Links teilen statt über SharePoint-Berechtigungen. Onboarding neuer Mitarbeiter scheitert, weil alle Dateien an einem persönlichen Account hängen.